Eingangsrechnungs-Agent:erfasst, geprüft und dem Projekt zugeordnet
Ausgangssituation
- Manuelle Erfassung. Belegdaten, Beträge, Kontierung und Zahlungsbedingungen werden händisch in die Warenwirtschaft übertragen.
- Fehlende Projektnummern. Viele Lieferantenrechnungen enthalten keine eindeutige Projektzuordnung.
- Erfahrungsbasierte Zuordnung. Die Projektidentifikation erfolgt oft über Kommissionsbezeichnungen oder das Wissen um interne Freigabeprozesse.
- Gemeinkosten. Rechnungen ohne Projektbezug, etwa Lagermaterial oder Telefon, erfordern eine separate Trennung.
Funktionsweise des Agents
- Belegauslesung. extrahiert Lieferant, Nummern, Beträge, Steuersätze, Bankdaten, Zahlungsbedingungen und Einzelpositionen
- Rechnerische Prüfung. validiert die Summe aus Netto und Steuer gegen den Bruttobetrag, auch bei mehreren Steuersätzen
- Mehrstufige Projektzuordnung. identifiziert das Projekt über Nummer, Kommission, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder historische Projektleiter-Freigaben
- Lesender Systemzugriff. fragt die Daten der Warenwirtschaft live ab, ohne Datensätze zu verändern oder anzulegen
- Vorlage zur Freigabe. legt die Rechnung dem zugeordneten Projekt und dem verantwortlichen Projektleiter vor
- Rechnungen ohne Projektbezug gehen an die Buchhaltung. Freigegeben wird von Menschen, der Agent bereitet vor.
„Die Rechnung liegt jetzt beim richtigen Projekt und beim richtigen Projektleiter, bevor jemand sie angefasst hat."
Frederik SchuhwirtGeschäftsführung, viewpoint
Messe- und Ladenbau · Erkrath bei Düsseldorf, Konzept, Fertigung und Montage, seit über 30 Jahren