Belegerfassungs-Agent:200 Stunden Zeitersparnis pro Jahr
Ausgangssituation
- Hohes Belegaufkommen. Monatlich 300 bis 400 Eingangsrechnungen, rund 3.000 im Jahr.
- Regulatorische Vorgaben. Die seit 2005 handgeführte Eingangsliste erfordert für die Steuerprüfung eine lückenlose Nummerierung.
- Fehleranfälligkeit. Lieferant, Rechnungsnummer und Buchungsmonat erfordern eine exakte manuelle Prüfung und Zuordnung.
Funktionsweise des Agents
- Kanalüberwachung. filtert Rechnungen automatisch aus dem Buchhaltungspostfach
- Datenextraktion. liest Lieferant, Nummern, Beträge und Steuersätze über Text- oder Bilderkennung aus und erfasst gebündelte Rechnungen getrennt
- Dublettenprüfung und Stempel. gleicht systematisch ab, vergibt die Eingangsnummer lückenlos und bringt Nummer und Datum auf eine Belegkopie
- Strukturierte Ablage. speichert Original und Kopie parallel in jahresbezogenen Lieferantenordnern und in Tagesordnern
- Was der Agent nicht sicher zuordnen kann, legt er als offenen Fall mit Begründung vor, statt zu raten.
„Der Mittelstand steht gerade mega unter Druck. Genau das, was ihr macht, ist ein probates Mittel, um effizienter zu werden und einen besseren Output zu bekommen."
Sven RegenGeschäftsführender Gesellschafter, PIEREG Druckcenter Berlin
Druckerei · Berlin Marienfelde, Offset- und Digitaldruck, GmbH seit 2004